Hello !
On se retrouve ce mois-ci pour le sujet de l’audit RH, nous allons voir ensemble ce qu’est un audit RH, pourquoi le faire, quand le faire, comment le faire.
L’objectif étant que vous puissiez dès la fin de cet article pouvoir réaliser vous-même un audit.
Si tu ne me connais pas encore, je m’appelle Manon, je dispose de 10 années d’expérience en ressources humaines et je propose mes services aux entreprises spécialisées dans l’IT.
Si tu veux en savoir plus, je te laisse aller dans la page à propos de mon site !
Et sinon Bienvenue !
Let’s goooooooo !!!!
Qu’est-ce qu’un audit RH ?
L’audit social RH est l’étude de toutes les procédures RH qui sont mises en œuvre au sein d’une structure. L’audit permet d’évaluer les pratiques du département des ressources humaines pour identifier les risques et la performance RH.
Une fois que l’audit RH est réalisé, il permet enfin de proposer et de définir un plan d’action pour corriger les dysfonctionnements, mettre en œuvre de nouvelles actions et assurer la mise en conformité avec la législation.
Un audit social est en général recommandé tous les 5 ans, car il permet de se mettre à jour et de s’évaluer quant aux bonnes et mauvaises pratiques en ressources humaines.
Quelles sont les étapes de l’audit RH ?
La première étape consiste à préparer l’audit en fonction des objectifs de celui-ci, l’identification des personnes clés à interviewer.
L’étape de préparation sert à examiner les politiques, documents et procédures RH.
La seconde étape consiste à collecter les informations en utilisant des questionnaires, des entretiens et l’examen de documents.
Les données collectées sont les données relatives aux pratiques d’embauches, de gestion de la performance, de formation, d’avantages sociaux, de gestion du personnel, de rémunération etc…
La troisième partie consiste à analyser les données collectées afin d’en ressortir les forces et faiblesses de la société en matière de gestion des ressources humaines. Elle permet ainsi d’en ressortir les causes des problèmes identifiés en amont.
La quatrième partie consiste à réaliser la conclusion de l’audit, ce rapport permet de décrire les pratiques et processus RH de l’entreprise, les résultats de l’analyse et les recommandations pour la mise à jour de ces politiques et procédures.
La dernière partie consiste à suivre la mise en œuvre des recommandations pour s’assurer que les changements ont été apportés et que l’entreprise est en bonne direction pour améliorer ses performances dans la gestion de ses RH.
Quand réaliser un audit RH ?
Un audit RH peut être réalisé en fonction des problématiques ou des situations suivantes :
- Lors de problèmes de performance tels qu’une BAISSE de productivité, une AUGMENTATION du taux de rotation du personnel, une AUGMENTATION des coûts de main-d’œuvre.
- Lors de l’évolution de la législation telle que les lois et réglementations relatives à la gestion des ressources humaines qui ne cessent d’évoluer. Cela permet d’être CONFORMES aux dernières exigences légales.
- Lors de changement organisationnel tel qu’une FUSION, acquisition ou RÉORGANISATION.
- Lors de besoins en DÉVELOPPEMENT de compétences tels que le souhait de RENFORCER les capacités de ces salariés.
- Ou pour préparer l’AVENIR pour faire ÉVOLUER les politiques et pratiques afin d’ATTIRER et de RETENIR les MEILLEURS talents et RENFORCER sa CULTURE d’entreprise pour viser LA PERFORMANCE sur le long terme.
Pourquoi le réaliser ?
L’audit RH vous permet de :
- Identifier les FORCES et les FAIBLESSES de votre service RH
- AMÉLIORER la performance de vos salariés
- RENFORCER votre culture d’entreprise
- Répondre aux CONFORMITÉS légales
- RÉDUIRE les coûts de main d’œuvre
Quels sont les risques ?
L’audit RH évalue les risques en matière de :
- CONFORMITÉ ; il permet de vérifier l’application CORRECTE des lois, notamment sur l’égalité des chances à l’embauche, la gestion des données personnelles des employés, les conditions de travail, les normes de santé et de sécurité…
- GESTION DES TALENTS ; il permet de vérifier si votre stratégie d’entreprise est cohérente, efficace pour gérer vos talents. Il permet, à ce titre, d’identifier les compétences clés, l’évaluation et le développement des compétences des employés, l’identification des potentiels de développement…
- GESTION DES PERFORMANCES ; est-ce que votre société dispose d’un processus efficace pour évaluer et gérer les performances de vos collaborateurs. Avez-vous mis en place des processus qui permettent de définir des objectifs clairs, des critères d’évaluation, des critères de reconnaissance et de récompense ou de gestion de performances insuffisante ?
- GESTION DES RÉMUNÉRATIONS et AVANTAGES SOCIAUX ; à savoir si vous avez des niveaux de rémunération ? Un plan de retraite ? Des avantages sociaux ? Cela permet de jauger votre niveau par rapport au marché actuel et aux conformités légales.
- GESTION DU PERSONNEL par la mise en place d’un processus et d’une politique de recrutement, la gestion des conflits, de la discipline et des licenciements.
Comment le réaliser ?
Afin de réaliser un audit RH, il est important d’avoir un processus méthodique et organisé.
Vous devez commencer par définir l’objectif de l’audit, il permet de s’aligner sur les priorités et objectifs de la société.
En second lieu, vous devrez déterminer le périmètre d’action, soit en identifiant les domaines clés de votre gestion RH qui seront examinés. Cela inclut les politiques et pratiques de recrutement, la gestion de la performance, de vos talents, les rémunérations, les avantages sociaux…
En troisième temps, vous devrez collecter les données relatives à la réalisation de l’audit telles que les dossiers du personnel, la réalisation d’enquêtes auprès de vos collaborateurs, les entretiens avec la personne en charge du service RH.
Dans une quatrième partie, vous analyserez les données collectées pour identifier les tendances et les problèmes potentiels dans la gestion de vos RH. Vous pourrez utiliser des outils statistiques et des techniques de modélisation.
La prochaine étape consiste à évaluer les risques pour identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière.
La sixième étape, consiste à réaliser des recommandations afin d’améliorer les pratiques et processus de gestion inefficaces ou risqués.
La septième étape consiste à présenter les résultats de l’audit à la direction et à l’équipe en charge des RH.
La huitième étape permet de mettre en œuvre les recommandations pour améliorer les pratiques déjà en place.
La dernière étape sert à suivre les progrès de l’entreprise suite à la réalisation des améliorations, et vérifier leurs efficacités sur le long terme.
Quelles sont les questions à se poser pour la réalisation de l’audit ?
- Quel est l’objectif de l’audit RH ?
1) Quels sont les domaines clés de la gestion des RH que l’audit doit couvrir ?
2) Quelles sont les attentes de la direction et des parties prenantes concernant les résultats de cet audit ?
3) Comment l’audit RH peut-il aider votre société à améliorer ses processus RH ?
- Quel est le périmètre de l’audit ?
- Quelles unités opérationnelles ou départementales doivent être incluses dans l’audit ?
- Quels processus, politiques, pratiques et systèmes de gestion des RH doivent être examinés ?
- Dans quels domaines avez-vous des préoccupations, incertitudes ?
- Quels processus clés souhaitez vous évaluer ? (gestion de la paie, talent, formation, sécurité, santé …)
C) Quels sont les risques liés à la gestion des RH de l’entreprise ?
- Quels sont les risques liés à la conformité légale, gestion des talents, rémunération, gestion de la performance, à la formation, à la sécurité et santé des salariés ?
- Comment les risques sont-ils gérés aujourd’hui, et quel est leur impact sur la société ?
D) Quels sont les critères d’évaluation à utiliser pour l’audit ?
- Comment les process et pratiques de la gestion des RH sont-ils évalués ?
- Quels sont les critères de performance clés qui sont utilisés pour évaluer les résultats de l’audit ?
E) Qui est impliqué dans l’audit RH ?
- Quelles sont les personnes qui sont impliquées ? Quels sont leurs rôles ? Leurs responsabilités ? Comment sont-ils impliqués dans le processus ?
F) Quels sont les délais pour la réalisation de l’audit ?
- Quand l’audit sera-t-il lancé ? Terminé ? Conclus ?
- Quels sont les délais pour la mise en place des recommandations de l’audit ?
- Quel est le budget loué à cet audit ?
Quelles questions se poser pour chaque phase de l’audit ?
Lors de l’audit, vous aurez plusieurs questions à poser. Notamment :
- Conformités réglementaires
- Est-ce que l’entreprise respecte les lois et réglementations en matière de travail ? (Code du travail, CCN…)
- Est-ce que l’entreprise a des politiques et des procédures écrites pour traiter les questions de conformité réglementaire ?
- Est-ce que l’entreprise dispose des documents nécessaires pour prouver sa conformité ? (Contrat de travail, fiches de paie, registres de temps de travail…)
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un système de gestion des dossiers salariés qui garantie la confidentialité et la sécurité des informations personnelles des employés ?
- Est-ce que l’entreprise effectue régulièrement des audits internes pour vérifier sa conformité réglementaire et prendre les mesures nécessaires ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un plan de formation pour sensibiliser les salariés et gestionnaires de la conformité réglementaires ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un process pour traiter les plaintes des employés en matière de conformité réglementaire ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’une politique de gestion des risques pour identifier et traiter les risques liés à la conformité ?
- Gestion des talents
- Est-ce que vous disposez d’une stratégie de gestion des talents pour attirer, recruter, développer et fidéliser les talents clés ?
- Est-ce que vous disposez d’un système de gestion des performances pour évaluer et mesurer les performances de vos collaborateurs ?
- Est-ce que vous disposez d’un programme de formation et de développement pour vos collaborateurs ?
- Est-ce que vous disposez d’un système de succession pour identifier et développer les talents sur les postes clés de votre société ?
- Est-ce que vous disposez d’une politique d’évaluation des talents pour identifier les compétences, les connaissances, capacité de vos salariés et planifier leurs carrières ?
- Est-ce que l’entreprise utilise des technologies pour soutenir la gestion des talents tels que des outils de suivi de candidats et gestion des salariés ?
- Est-ce que vous disposez de programmes de récompenses et de reconnaissances pour encourager les performances élevées de vos employés ?
- Est-ce que votre culture d’entreprise est ancrée et favorise l’engagement de vos collaborateurs et leurs fidélisations ?
- Gestion des performances
- Est-ce que vous disposez d’un système de gestion des performances pour évaluer et mesurer les performances des employés ?
- Est-ce que l’entreprise a des objectifs clairs pour chaque poste et chaque employé et ces objectifs sont-ils communiqués efficacement ?
- Est-ce que vous disposez d’un système d’évaluation de la performance qui est juste, fiable et transparent ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un système de rémunération qui est lié à la performance des employés ?
- Est-ce que l’entreprise utilise des indicateurs de performance pour évaluer et mesurer la performance dans son ensemble ?
- Est-ce que l’entreprise utilise des outils et techniques de feedback pour donner des commentaires constructifs et des conseils aux employés pour améliorer leur performance ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un plan de développement des compétences pour aider les employés à améliorer leurs compétences et leurs connaissances ?
- Est-ce que vous utilisez des outils et des techniques pour encourager et récompenser les performances élevées des employés ?
- Gestion des rémunérations
- Est-ce que l’entreprise dispose d’une politique de rémunération claire et équitable ?
- Est-ce que la politique de rémunération de l’entreprise est alignée sur la stratégie globale de l’entreprise ?
- Est-ce que la politique de rémunération de l’entreprise est conforme aux lois et réglementations en vigueur dans le pays ou la région où elle opère ?
- Est-ce que la politique de rémunération de l’entreprise prend en compte les compétences, l’expérience et la performance des employés ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un système de classification des postes pour établir des niveaux de rémunération appropriés pour chaque poste ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un système d’évaluation de la performance lié à la rémunération pour encourager et récompenser les performances élevées des employés ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’un système de bonus ou d’autres formes de récompenses pour encourager et récompenser les employés pour leurs réalisations ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’une stratégie de rémunération générale qui prend en compte les avantages sociaux, les primes et autres formes de compensation ?
- Gestion des avantages sociaux
- Quels sont les avantages sociaux offerts par l’entreprise, tels que l’assurance maladie, l’assurance, les congés payés, les avantages liés à la retraite, etc. ?
- Comment sont les avantages sociaux déterminés pour chaque employé ? Y a-t-il une politique écrite et transparente pour cela ?
- Est-ce que les avantages sociaux de l’entreprise sont compétitifs par rapport aux autres entreprises du même secteur d’activité ?
- Est-ce que les avantages sociaux sont disponibles pour tous les employés de l’entreprise, quel que soit leur statut (temps plein, temps partiel, contractuel, permanent, etc.) ?
- Comment les avantages sociaux sont-ils communiqués aux employés de l’entreprise ? Est-ce qu’ils sont clairement expliqués et compréhensibles pour les employés ?
- Comment l’entreprise surveille-t-elle l’utilisation des avantages sociaux et comment évalue-t-elle leur efficacité ?
- Est-ce que l’entreprise offre des avantages sociaux qui répondent aux besoins spécifiques de chaque employé, comme la garde d’enfants, l’assistance juridique, la formation continue, etc. ?
- Est-ce que l’entreprise dispose d’une politique pour gérer les congés payés et autres absences des employés ? Cette politique est-elle efficace et efficiente ?
- La gestion du personnel
- Est-ce que l’entreprise dispose d’une politique écrite pour la gestion des employés et des relations de travail ?
- Comment l’entreprise recrute-t-elle les employés ? Y a-t-il une politique et des procédures écrites pour le recrutement et la sélection des candidats ?
- Comment l’entreprise gère-t-elle les performances des salariés ? Y a-t-il un système d’évaluation de la performance et comment est-il utilisé pour évaluer et améliorer les performances des employés ?
- Comment l’entreprise gère-t-elle les absences et les congés payés des employés ? Y a-t-il une politique écrite pour gérer les congés payés et les absences, et comment est-elle appliquée dans la pratique ?
- Comment l’entreprise gère-t-elle les relations avec les syndicats et les représentants des employés ? Y a-t-il des protocoles pour négocier avec les syndicats et résoudre les conflits de manière constructive ?
- Comment l’entreprise gère-t-elle les processus disciplinaires et les licenciements ? Y a-t-il des procédures claires pour gérer les cas de faute professionnelle et les licenciements ?
- Comment l’entreprise gère-t-elle la formation et le développement des employés ? Y a-t-il un budget pour la formation et le développement professionnel des employés, et comment est-il utilisé pour améliorer les compétences et les performances des employés ?
Conclusion
Vous pouvez dès à présent réaliser vous-même un audit de votre service RH !
Sachez qu’il est plus préférable de faire appel à une personne extérieure qui sera bien plus objective que vous.
Par ailleurs, sachez qu’un audit RH prend du temps, en général, il peut durer entre 1 à 3 mois et coûte environ entre 10 000 et 20 000 euros pour une entreprise de taille moyenne.